TOINAVI Chatにおける個人情報の取扱い
本書は、Q&Aチャットボットサービス「TOINAVI Chat」（以下「本サービス」といいます）に固有の 個人情報の取扱いを定めるもので、TOINAVIのプライバシーポリシーを補完します。 事業者の情報、第三者への提供、開示等のご請求、安全管理措置など、本書に定めのない事項は 同ポリシーによります。
1. 取得する情報
1.1 導入事業者の情報
- 事業者名、ご担当者のメールアドレス、お問い合わせ用の電話番号・メールアドレス
- 管理画面のログインID（当方が自動発行する6桁の数字）およびパスワード（元に戻せない形に変換したうえで保存します）
- 管理画面から送信されたお問い合わせ・機能提案の件名と本文
- 管理画面へ登録されたQ&Aの内容、およびQ&A作成のためにアップロードされたファイル・指定されたWebサイトの本文
- AI回答オプションの参照資料として登録されたWebサイトの本文、ファイルの本文、および直接入力された文章
1.2 導入事業者のWebサイト訪問者の情報
チャットウィジェットが設置されたWebサイトの訪問者が質問を送信した際、次の情報を記録します。 訪問者にログインを求めることはなく、氏名・住所・メールアドレスの入力欄も設けていません。
- 入力された質問文
- 選択されていた言語、送信日時
- 登録済みQ&Aとの一致の度合い（類似度スコア）と判定結果、一致したQ&A
- AI回答オプションが有効な場合、生成AIが作成した回答文と、その根拠としたQ&A・参照資料
- 回答に表示したリンクが押された日時とリンク先（どの訪問者が押したかは記録しません）
質問文は訪問者が自由に入力するため、氏名・電話番号・予約内容などの個人情報が含まれる可能性があります。 当方は質問文を回答の検索とサービス改善のためだけに利用し、訪問者ご本人へ連絡する目的では利用しません。
このほか、不正アクセスや過剰なアクセスを防ぐ目的で、通信元のIPアドレス、アクセス日時、ブラウザの種別が サーバーのアクセスログに記録されます。
2. 利用目的
- 本サービスの提供、本人確認、管理画面の認証
- 質問文に対応するQ&Aの検索と回答の表示
- AI回答オプションが有効な場合、登録されたQ&Aと参照資料をもとにした回答文の作成
- 導入事業者へ質問ログ・利用状況を表示すること
- 障害時のご連絡、ご請求に関するご連絡
- 不正利用・過剰なアクセスの防止、および利用状況の把握による品質改善
3. Gemini APIへの送信
質問文、Q&Aの文章、Q&A作成のために取り込んだ文章、参照資料の文章を、意味の比較に使う数値データへの変換、 Q&A候補の作成、翻訳のためにGoogle LLCへ送信します。 AI回答オプションが有効な場合は、回答文の作成のため、質問文と、質問に関連するQ&A・参照資料の文章も送信します。 送信先は日本国外のサーバーとなる場合があります。 当方はGemini APIを有料プランで利用しており、同プランの規約により、送信した内容がGoogleの製品改善 （AIモデルの学習を含む）に利用されることはありません。ただし、不正利用の検知と法令への対応のため、 Googleが一定期間保持することがあります。 委託先の一覧はプライバシーポリシーに記載しています。
4. Webサイト訪問者のブラウザに保存する情報
チャットウィジェットは、会話の続きを表示するために、訪問者のブラウザ内（セッションストレージ・ローカルストレージ）へ次の情報を保存します。 これらはブラウザの中だけに保存され、当方のサーバーへ送信されることはありません。
- 直近の会話内容（最大50件・ブラウザのタブまたはウィンドウを閉じると破棄されます）
- 選択された表示言語
ブラウザの設定から、これらの保存データを削除できます。
5. 保管期間
| 質問ログ（質問文を含む） | 記録から180日を経過したものを自動的に削除します。 |
|---|---|
| 質問ログに含まれる生成AIの回答文と根拠 | 質問ログと同じく、記録から180日を経過したものを自動的に削除します。 |
| Q&A、参照資料、設定、アカウント情報 | ご利用期間中は保管し、ご利用終了後は30日以内に削除します。参照資料は、導入事業者が管理画面から削除した時点で削除します。 |
| 回答のリンクが押された記録 | ご利用期間中は保管し、ご利用終了後は30日以内に削除します。 |
| 管理画面からのお問い合わせ | 対応の記録として保管し、ご利用終了後は上記と同時に削除します。 |
| バックアップ | 障害復旧のために7日分を保持し、期間の経過とともに順次消去されます。 |
| アクセスログ | 不正利用の調査のために保持し、期間の経過とともに順次消去されます。 |
| 回数制限の記録（通信元IPアドレスを含む） | 短時間に大量の質問やログインの試行が行われることを防ぐために用い、2日以内に自動的に削除します。 |
6. 本サービスに固有の安全管理措置
- 導入事業者ごとにデータを分離し、他の事業者のデータを検索・閲覧できない仕組みとしています。
- 運営者の管理画面へのログインには、パスワードに加えて二要素認証を必須としています。
- 運営者が導入事業者のQ&A・質問ログを参照できるのは、お問い合わせ対応のための閲覧に限られ、内容を書き換えることはできません。
7. Webサイト訪問者からのご請求
導入事業者のWebサイト訪問者の方からの開示・訂正・利用停止等のご請求は、原則として当該Webサイトの 運営事業者を通じてお受けします。当方は訪問者ご本人を特定する情報を保有していないため、 対象を特定できる情報（送信日時・質問内容など）をお知らせください。
8. 導入事業者との関係
導入事業者のWebサイト訪問者から送信された質問文について、当方は導入事業者から取扱いの委託を受けた立場で処理します。 訪問者に対する取得の周知・利用目的の説明は、当該Webサイトを運営する導入事業者が行うものとします。 導入事業者は、当方が本書およびプライバシーポリシーに沿って情報を取り扱うことを前提に、 自社のプライバシーポリシー等で本サービスの利用をご案内ください。
9. 本書の変更
法令の改正や本サービスの内容の変更に伴い、本書を変更することがあります。 変更後の内容は本ページに掲載した時点から適用します。重要な変更を行う場合は、管理画面またはご登録の連絡先へ事前にお知らせします。
← TOINAVI Chat トップへ